Pourquoi le changement de contexte nuit-il à la productivité ?
Les effets du changement de contexte se résument à deux éléments : les interruptions et le temps nécessaire pour se reconcentrer. Les interruptions peuvent venir d’une réunion, d’un message Slack ou simplement du fait de passer à un nouveau projet. Une enquête menée au Canada en 2020 a montré que les distractions coûtent jusqu’à deux heures de productivité par jour à un employé moyen.
De plus, les outils de communication comme Slack se sont multipliés depuis la pandémie de Covid-19 et coûtent en moyenne $28 209 par employé en perte de productivité. Bien que nécessaires, ces outils sont source de distraction, tout comme les réunions. Une réunion prend du temps, puis il y a souvent des tâches à faire juste après et le temps de se reconcentrer.
Todd Waits a étudié le coût mental du changement de contexte chez les ingénieurs DevOps et a constaté que le changement de contexte réduit la capacité cognitive de 20 % lorsqu’on travaille sur plusieurs projets. Il explique qu’il faut du temps pour se rappeler où on en était, ce qu’il reste à faire et comment cela s’intègre au projet.
Voici une façon simple de voir les résultats de Waits : si un employé passe 8 heures sur une seule tâche, il ne perd aucune capacité cognitive liée au changement de contexte. Mais s’il partage sa journée entre deux tâches, il consacre environ 20 % de son temps à changer de contexte, ce qui signifie qu’il ne consacre que 40 % de son temps et de son énergie mentale aux tâches elles-mêmes. Avec cinq projets par jour, la capacité de contribution à chaque projet tombe à 10 %, 80 % du temps étant perdu à passer d’un projet à l’autre.
4 façons d’optimiser la journée de travail
Éliminer toutes les distractions est impossible. Les réunions sont parfois indispensables pour garder tout le monde aligné, et il n’est pas toujours possible de dédier un employé à un seul projet. Cependant, il existe des moyens d’optimiser la journée pour limiter les effets négatifs du changement de contexte.
1. Planification par blocs de temps
Le time blocking consiste à découper la journée en « blocs » de temps au lieu de caser le travail entre deux réunions ou courriels. Un planning par blocs précise quoi faire et quand. Il ne s’agit pas seulement de planifier les tâches cruciales ou de réserver quelques heures de concentration : on planifie tout, des tâches importantes aux pauses déjeuner ou aux appels téléphoniques. Cela structure la journée, limite les surprises et réduit la charge mentale liée au passage d’une tâche à l’autre.
2. Journées à thème
Le time blocking fonctionne bien si l’on a un seul objectif par jour. Mais ce n’est pas toujours possible quand on porte plusieurs casquettes. Les gestionnaires, par exemple, doivent réagir vite tout en accomplissant leurs propres tâches. Organiser des journées à thème peut alors aider à limiter le changement de contexte.
La façon de répartir ces journées dépend du rôle, mais on peut par exemple distinguer les journées « focus » (pour les tâches importantes) des journées « libres » (pour l’administratif, les réunions, etc.).
3. Regroupement des tâches (batching)
Le batching consiste à regrouper les tâches similaires et à les traiter ensemble. Si un employé a deux heures pour se concentrer, il peut en profiter pour réaliser toutes les tâches liées aux réseaux sociaux, par exemple. Cela minimise les distractions et permet de rester concentré sur une seule chose à la fois. Le batching réduit aussi l’effort mental nécessaire pour passer d’une activité à l’autre, ce qui diminue le stress et rend la journée plus fluide.
4. Instaurer une routine
Même avec les meilleures méthodes, il est parfois impossible d’éviter le changement de contexte. Si un employé doit travailler sur plusieurs projets et assister à plusieurs réunions dans la même journée, c’est inévitable. Mais il peut instaurer une routine quotidienne pour s’habituer à ces transitions. Un rituel est une action répétée qui signale au cerveau qu’il est temps de changer de tâche. Par exemple, un développeur peut prendre un café après les réunions du matin pour passer en mode « focus ». Avec le temps, ce geste deviendra un signal pour le cerveau.
Aider les employés à rester dans la zone pour être plus productifs
Les employés ne peuvent être aussi productifs que leur environnement le permet. S’ils doivent gérer plusieurs projets, assister à des réunions quotidiennes et répondre à Slack ou Teams plusieurs fois par jour, ils seront très sollicités et donc moins productifs. Beaucoup d’entreprises mettent en place des pratiques comme le Deep Work Wednesday ou le No Meet Monday pour réduire les distractions à grande échelle. On peut aller plus loin en encourageant l’utilisation de stratégies de gestion du temps pour optimiser la journée de travail.
Chez INGENO, nous avons adopté la culture logicielle moderne pour résoudre certains de ces problèmes de changement de contexte.